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¿Que libros contables debo llevar?

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Libros Contables obligatorios según régimen

Los tipos de libros o registros contables que estarás obligado a llevar dependerá del Régimen Tributario en el que te encuentres, sea como Persona Natural con Negocio o en el que se encuentre la Persona Jurídica (empresa) que hayas formado. Inclusive dependerá del volumen de los ingresos anuales que estimes obtener por el desarrollo de tu actividad empresarial.

La SUNAT ha implementado el llevado de libros en forma electrónica, generando beneficios a tu negocio por ahorro de costos de legalización, impresión y almacenaje de los libros y registros, así como un importante efecto ecológico al reducir el uso de árboles y agua, al no usar papel.

Si desarrollas tu actividad empresarial como persona individual o como persona jurídica (empresa) en:

¿Cuáles son los tipos de libros contables existentes?

Entre los libros principales tenemos:

  • El Registro de Compras, es un libro obligatorio en el que se anotan en orden cronológico y correlativo todos los comprobantes de pago por las adquisiciones tanto de bienes o servicios, que tú o tu empresa realicen en el desarrollo de sus operaciones.
  • El Registro de Ventas e Ingresos, es un libro obligatorio en el que se anotan en orden cronológico y correlativo todos los comprobantes de pago (facturas, boletas de venta, etc.) que tú o tu empresa emitan en el desarrollo de sus operaciones.

Utilidad y Acciones en tus Libros Contables

  • ¿Para qué sirven los libros contables?

    Los libros contables te sirven para:

    • Llevar en orden tu actividad empresarial.
    • Tomar decisiones sobre tu negocio en base a tus ventas y compras realizadas.
    • Registrar las entradas y salidas de recursos de tu empresa, permitiéndote conocer cómo va en un período determinado. Quedan registradas todas las transacciones realizadas y la fecha en que se efectuaron en forma cronológica y ordenada. En ellos se anotan los comprobantes emitidos como los recibidos.
    • Permitir a la SUNAT conocer la información sobre las operaciones o actividades que vienes realizando y verificar el pago de los tributos que correspondan.
  • ¿Cómo puedo llevar los libros contables?

    Una vez que identifiques los libros contables que estás obligado a llevar, te presentamos las formas de poder hacerlo:

    cpllc

    • Sistema Manual: los libros y registros se adquieren en una librería o imprenta, su llevado es a manuscrito y se legalizan en una Notaría antes de usarlos.
    • Sistema Computarizado: la información contable se ingresa apoyada en un software contable siguiendo la estructura dispuesta por la SUNAT para cada libro y registro.
    • Sistema de Libros Electrónicos (SLE): Aprovechando el avance en las tecnologías de la información y comunicación, la SUNAT también pone a tu disposición esta forma de llevado de libros contables, generando ahorro en tiempo y dinero al eliminar gastos como el de legalización, impresión, almacenamiento y seguridad.Dicho sistema cuenta con dos formas de llevado de libros contables:
      1. Programa de Libros Electrónicos - PLE: Es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que se instala en tu computadora y te permite generar el Libro Electrónico en el Sistema de Libros Electrónicos SLE–PLE. Los libros se generan desde tus propios sistemas y se validan con un aplicativo de la SUNAT que permite generar un resumen de toda la información contable y obtener una constancia de recepción por parte de la SUNAT, respecto de cada libro.
      2. Sistema de Libros Electrónicos desde el Portal – SLE-Portal: Es un sistema que la SUNAT pone a tu disposición y que te permite generar tus Registros de Ventas e Ingresos y de Compras en forma electrónica desde el Portal de la SUNAT. La SUNAT te apoya con el almacenamiento, archivo y conservación de los Registros de Ventas e Ingresos y de Compras Electrónicos que se generen en este sistema.
  • ¿Qué pasa si no cumplo con llevar libros contables, o si los llevo con atraso?

    Una de las obligaciones formales más importantes es contar y llevar libros y registros contables dentro de los plazos de atraso máximos, así como mantenerlos actualizados.

    El registro oportuno, ordenado y completo de tus operaciones en los libros o registros contables te permitirá conocer la situación económica y financiera de tu actividad empresarial en el momento que lo necesites, también evitarás incurrir en infracciones tributarias vinculadas al llevado de libros o registros contables. No obstante de suceder, es importante que tengas presente que existe un Régimen de Gradualidad sobre sanciones al llevado de libros o registros contables a través del cual la sanción de multa se podría asumir en montos menores, dependiendo de la oportunidad en que regularices la infracción.

  • ¿Qué hacer en caso de pérdida o destrucción de libros contables?

    Es obligatorio almacenar, archivar y conservar los libros y registros contables, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica.

    La comunicación por escrito de la pérdida o destrucción de libros o registros contables por siniestro, asaltos u otros motivos, es una obligación que tienes para con la SUNAT, teniendo un plazo de 15 días hábiles a fin que se considere esta situación en caso se disponga su verificación.

Requisitos

Legalización de los Libros Contables llevados en forma manual o computarizada

Tus libros o registros contables deberán estar legalizados antes de su uso. La legalización se efectúa ante el Notario Público de tu jurisdicción o Juez de Paz (en caso no haber Notario), quienes deberán sellar todas las hojas del libro o registro debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

Si agotas las hojas del libro legalizado u hojas sueltas puedes legalizar nuevos libros u hojas y continuar con el registro de tus operaciones. En caso de pérdida o destrucción, tendrás que acreditar en forma fehaciente (indiscutible, con evidencias) que así ha sucedido, a fin que puedan autorizarte nuevos libros contables.

Los libros electrónicos no requieren legalización.

Costos

Gratuito, cuando se trata de los libros electrónicos que la SUNAT pone a disposición de los contribuyentes en general.

Tratándose de libros llevados en forma manual o física existen costos vinculados a su , legalización, impresión y almacenaje.

Plazos

Plazos para el llevado de libros contables

Existen plazos de atraso máximos para el llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios, sean estos llevados de forma manual, computarizada o electrónicamente, excepto al Registros de Compras y Registro de Ventas electrónicos, que tendrán plazos establecidos por la SUNAT.

Plazo para comunicar a la SUNAT evento de pérdida o destrucción de libros contables

La comunicación de pérdida o destrucción de libros o registros contables debe ser presentada en las Mesas de Partes ubicadas en los Centros de Servicios al Contribuyente o Dependencias de la SUNAT un plazo de quince (15) días hábiles de ocurrido el hecho, anexando la copia certificada de la denuncia policial previamente efectuada.

Plazo para rehacer libros contables

Además de comunicar la pérdida o destrucción de libros o registros contables, es necesario rehacerlos, para lo cual contarás con un plazo de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción. No obstante de requerir un mayor plazo, por razones debidamente justificadas, podrás solicitar a la SUNAT una prórroga, la que estará sujeta a evaluación.

No olvides considerar

Información a tener en cuenta para el llenado de los Libros Contables Físicos:

  • Datos de Cabecera: Denominación, periodo, RUC y apellidos y nombres o razón social.
  • Contener el registro de sus operaciones: En orden cronológico, correlativo, de manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas.
  • Totalizar sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, consignar según corresponda: VAN y VIENEN.
  • De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable, consignar: “SIN OPERACIONES”
  • Ser llevados en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por Ley.

Información a tener en cuenta para el llenado de los Libros Contables Electrónicos:

Considera que toda la información indicada en el rubro anterior y aún mas ya viene precisada en estos libros a efectos que sólo completes la información especifica que se indica en cada libro electrónico específico

Paso a paso:

Para Legalizar Libros Contables Físicos u Hojas Sueltas

Pasos para la legalización de Libros Contables

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